De ontwikkelingen op het gebied van de administratie zijn de afgelopen jaren erg hard gegaan. Toen ik in 2008 begon met werken waren er collega’s die vol verwondering spraken over de techniek op dat moment. Zij hadden de tijd nog meegemaakt dat de administratie nog met pen en papier werd gedaan. Daar werd nogal eens op teruggeblikt.
Nu terugkijkend op de afgelopen 13 jaar heeft de techniek een nog veel grotere vlucht gemaakt. Toen ik het vak leerde heb ik heel wat bankafschriften en facturen handmatig in mogen kloppen. Voor elke bankmutatie mocht je dan de datum, het bedrag, de omschrijving en de grootboekrekening inkloppen. Om over de facturen al helemaal niet te praten. Wat een tijd ging daar in zitten. Niet meer voor te stellen nu. Vroeger.. Ik word met mijn 35 toch ook al wel wat ouder 😊
Vandaag de dag is online boekhouden niet meer weg te denken. Hier een aantal voordelen van het online boekhouden verder uitgelicht:
Inzicht
Waar de administratie in het verleden vaak per kwartaal werd bijgewerkt bieden de meeste administratie- en accountantskantoren real-time inzicht. Op deze manier zijn je cijfers altijd actueel en weet je precies hoe jij er voorstaat. Dit is handig bij het maken van een beslissing op het gebied van bijvoorbeeld investeringen, het bijstellen van je voorlopige aanslag of het benaderen van wanbetalers. Waar het vroeger wachten was op de kwartaalrapportage bieden de meeste online boekhoud-pakketten nu een overzichtelijke app. Ik werk uitsluitend met Exact Online, de meeste klanten hebben voldoende aan alleen de app om volledig op de hoogte te zijn. Gewoon even checken bij de koffie. Om wat verder de details in te duiken loggen de klanten in op de digitale omgeving.
Tijdwinst
Een ander belangrijk voordeel is de tijdwinst. Met online boekhouden hebben we ten opzichte van 2008 zeker 70% tijdwinst weten te behalen. Natuurlijk hebben we ook te maken met veranderende wet- en regelgeving. Dit heft deze besparing ietwat op maar het zou gek zijn wanneer je deze tijdbesparing niet terug ziet in de kostenstelling van accountants- en administratiekantoren. Pak alleen de bankkoppeling. Deze maakt het mogelijk om dagelijks alle bankmutaties ‘door te pompen’ naar het online boekhoudpakket. Een groot deel van de bankmutaties kunnen we tegenwoordig automatisch verwerken. Tijdbesparing t.o.v. handmatige invoer: meer dan 90%!
Ook kijkend naar de factuurinvoer wordt gezegd dat die tijdbesparing van 90% er in zit, ik krijg dit nog niet voor elkaar. Gelukkig hoor ik dezelfde geluiden ook vanuit andere kantoren. Wel is de tijdbesparing dankzij bijvoorbeeld de scan & herken oplossing gewoon erg groot. Dankzij ‘machine learning’ blijft dit zich ook zeker verbeteren.
Bewaarplicht
Voor het grootste deel van de administratie geldt een bewaarplicht van 7 jaar. Wanneer jij netjes alle facturen en bonnen doorstuurt is de online boekhouding het ideale middel om hier aan te voldoen. Behalve dat alle facturen en bonnen erg makkelijk oproepbaar zijn is de kwaliteit en leesbaarheid ook gewoon erg goed. Bonnetjes vervagen bijvoorbeeld na verloop van tijd. Deze zijn over een paar jaar vaak erg slecht leesbaar. Dit is met de digitale kopie verleden tijd.
Papierloos
Weer even terugkomend op 2008, het jaar dat ik startte in de accountancy. Wat ging er toen nog veel op papier. Dikke mappen vol met papier. Facturen en bankafschriften weggestopt in verschillende mappen. Van die 2 rings multomappen die net wat voller gestopt werden dan kon. Gevolg: verbogen sluiting en bladeren door de map praktisch onmogelijk. Hoe bedoel je irritaties uit die tijd? Daar aan terugdenkend besef je pas echt hoe prettig het is om volledig digitaal te werken. Niet minder belangrijk, kijkend naar duurzaam ondernemen: hoeveel bomen besparen we hier niet mee? Los van de facturen en afschriften was het ook nog eens gewenst om oneindig veel dossierstukken te printen en in de papieren map op te slaan. Lang leve het online boekhouden.
Adviesmogelijkheden
De actuele administratie die er dankzij het online boekhouden is zorgt ervoor dat ik echt mee kan denken met de ondernemer. Ik heb de keuze gemaakt om met FinDijk financiële coaching aan te bieden. Dit als aanvullende dienstverlening. Door te werken met actuele cijfers is het veel beter mogelijk om echt mee te denken met de onderneming. Te maken beslissingen zijn cijfermatig te verantwoorden door altijd over de actuele stand van zaken te beschikken. Waar je als administratiekantoor vroeger vooral bezig was met de historie is dit volledig omgeslagen. Allemaal dankzij online boekhouden.
Zelf doen of uitbesteden
Zo biedt het online boekhouden veel voordelen, ik heb ze lang niet allemaal benoemd. Voor veel ondernemers is vervolgens de vraag: moet ik de administratie uitbesteden of kan ik dit zelf doen? Dankzij de gebruiksvriendelijkheid van de boekhoudsoftware en alle informatie die er op internet te vinden is kan je tegenwoordig zelf een heel eind komen. Je moet het dan alleen wel leuk vinden. Zeker wanneer het geen alledaagse bezigheid is gaat er best veel tijd in zitten. Verschillende aftrekposten zijn zo gemist.
Vroeger betaalde je al snel duizenden euro’s voor het volledig uitbesteden van de administratie. Dankzij de automatisering ben je tegenwoordig een stuk goedkoper uit. Zo is 75% van de ondernemers zonder personeel bij FinDijk € 100 exclusief BTW per maand kwijt voor een all-in pakket (administratie, boekhoudlicentie, aangiften BTW, jaarrekening en aangifte inkomstenbelasting). Wanneer je dit weg zet tegen de tijdbesteding is de keuze voor veel ondernemers dan ook snel gemaakt. Wanneer jij de 3 uur die je in de maand bezig bent met de administratie kan besparen en deze 3 uren declarabel kunnen zijn tegen bijvoorbeeld € 75 per uur is er sprake van een win-win.
Kennis(makings)sessie
Wil je meer weten? Via onderstaande button is het mogelijk om een gratis en vrijblijvende kennis(makings)sessie in te plannen. In een half uur kan je met al je vragen terecht. Of je nu benieuwd bent naar onze dienstverlening of gewoon behoefte hebt aan wat tips en trucs voor het zelf voeren van de administratie: ik maak graag kennis met je.
